Вопрос хранения документов встает перед каждой организацией независимо от организационно — правовой формы и цели деятельности. На этот счет существуют правила одобренные решением Коллегии Росархива. Соблюдение требований проверяется специальными комиссиями и экспертизами.
Аренда специального архивного бокса избавит от необходимости затрат на системы хранения. Также некоторые архивные боксы предоставляются с возможностью аутсорсинга. В этом случае всю работу по учету и хранению берет на себя компания, которая оказывает услуги по временному хранению документов.
Требования к хранению документов.
Оснащение противопожарной системой.
Наличие запасного выхода.
Гарантия от затопления.
Отсутствие газовых и водопроводных трубопроводов.
Поддержание необходимой температуры и влажности.
Скрытая электропроводка и герметичность розеток.
Наличие системы вентиляции.
Защита от грызунов и насекомых.
Двери должны быть оснащены системами запирания. Соблюдение охранного режима.
Хранилище может находится в здании предприятия. Помещение должно быть изолированным и отвечающим всем перечисленным требованиям.
Но, такой вариант не всегда возможен и тогда решением может стать строительство отдельного здания с учетом сейсмических и климатических условий территории. Этот вариант больше подойдет особо крупным предприятиям по причине высокой стоимости.
Организациям не имеющим возможность и необходимость строительства архива законодательно не запрещено использование арендованного помещения или сооружения для хранения документации. В этом случае заключается договор с указанием цели использования помещения, как архив и предъявляется надзорным органам. Оборудование стеллажами и системами хранения осуществляется арендатором. Деревянные здания и помещения расположенные на чердачных и подвальных площадях недопустимы.